Liikuttaja on Suomen Ladun yhdistyksille suunnattu verkkolehti.

Liikuttaja on Suomen Ladun yhdistyksille suunnattu verkkolehti.

Hyvät käytännöt

Henkilötietojen kevätsiivouksen aika

Nyt on aika käydä läpi yhdistyksen mapit ja nimilistat!

Uusi EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) astui voimaan 25.5.2018. Viime vuonna teitte hallituksen kanssa töitä henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn eteen ja loitte tai päivititte tietosuojaselosteita yhdistyksen henkilötietolistoille. 

Käykää läpi, miten säilytätte tallessa pidettäviä asiakirjoja ja henkilötietoja. Miettikää myös, miten hävitätte asiakirjat ja henkilötietolistat, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tässä lista siivoustyön avuksi. Listasta näette, mitä yhdistystoimintaan kuuluvia henkilötietolistoja ja asiakirjoja kuuluu säilyttää ja kuinka pitkään.

Asiakirja/henkilötietolista

Kuinka kauan säilytetään

Muuta huomioitavaa

Yhdistyksen säännöt

pysyvä

 

Kokousten pöytäkirjat liitteineen

pysyvä

 

Toimintasuunnitelmat ja vuosikertomukset

pysyvä

 

Historiallisesti arvokkaat asiakirjat, tiedotteet, lehdet ja puheet ym.

pysyvä

 

Työsopimukset ja -todistukset (jos yhdistyksessä palkattuja työntekijöitä)

10 v työsuhteen päättymisen jälkeen

 

Palkkakortit/palkanmaksutiedot

50 v

 

Kirjanpitoaineisto

10 v

 

Maksuttomien tapahtumien/kurssien/retkien tms. osallistujalistat

max 1v /anonymisoituna on ok säilyttää pidempään.

Älkää hävittäkö osallistujamääriä ja tilastointitietoja (sukupuoli ja ikä), ennen kuin olette raportoineet ne SL:n toimintakyselyssä keskusjärjestölle.

Maksullisten tapahtumien/ kurssien /retkien tms. osallistujalistat

10 v

Säilytetään kirjanpitoaineiston liitteenä.

Osallistujien arkaluonteiset tiedot (esim. allergiat ja sairaudet)

Hävitetään heti tapahtuman jälkeen.

Arkaluonteisia tietoja tulee säilyttää erittäin huolellisesti!

Vapaaehtoisten listat

Harkinnan varainen, niin kauan kuin tieto on tarpeellista

Säilytysaika kerrottu listaan liittyville esim. tietosuojaselosteessa.

Avainlistat (esim. avantouintikoppi/ varasto tms. )

Harkinnan varainen, niin kauan kuin tieto on tarpeellista

 

Tärkeää on muistaa koko tietosuoja-asetuksen nyrkkisääntö: Henkilötietoja tulee käsitellä huolellisesti ja ne tulee hävittää, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää tarvetta.

Lisätietoja:
Sirkku Juntunen
sirkku.juntunen@suomenlatu.fi
puh. 050 559 7446

 

Tulosta

Tilaa Liikuttaja

Ajankohtaiset järjestöuutiset kuukausittain sähköpostiisi.

Lue myös